Digitale Kanzlei
Digitalisierung – Automatisierung im Rechnungswesen
Vorteile der Digitalisierung: Im Rechnungswesen können in Ihrem Unternehmen Prozesse zunehmend digitalisiert und automatisiert werden.
Bereits seit vielen Jahren ist die Digitalisierung in nahezu allen Berufszweigen auf dem Vormarsch. Auch im Rechnungswesen können in Ihrem Unternehmen und in unserer Kanzlei Prozesse zunehmend digitalisiert und automatisiert werden. Es gibt hierfür viele Gründe und es entstehen dadurch viele Vorteile für Sie und Ihr Unternehmen.
Wir stellen an uns den Anspruch, dass wir frühzeitig Fehlentwicklungen in Ihrem Unternehmen erkennen und gegebenenfalls proaktiv auf Sie zugehen können. Die heute vorhandenen technischen Möglichkeiten durch Digitalisierung und Buchhaltungsautomatisierung schaffen genau dafür die Grundlagen:
ERSTENS können dadurch Arbeitsschritte in Ihrem Unternehmen reduziert und vereinfacht werden, wodurch Sie Zeit und Ressourcen für andere Tätigkeiten gewinnen.
ZWEITENS können wir bei Einsatz aller Automatisierungsmöglichkeiten Zeit bei der Bearbeitung gewinnen, die wir in weiterer Folge für Ihre aktive Beratung ohne Mehrkosten einsetzen können.
DRITTENS ist dadurch ein tägliches oder wöchentliches Bearbeiten Ihres Rechnungswesens möglich. Somit können wir Sie fast in Echtzeit informieren.
Durch die Zeitersparnis richtig gemachter Digitalisierung & Automatisierung ist es möglich, die Qualität Ihres laufenden Rechnungswesens derart zu verbessern, dass monatliche Abschlüsse nicht mehr Theorie, sondern tatsächlich Realität sind. Zusätzlich können damit Leistungsbereiche an den Kern der Leistung (Buchhaltung, Lohnabrechnung) angedockt werden. Von der Buchhaltung zum hochprofessionellen Rechnungswesen (inkl. Zahlungsvorschlägen, Mahnwesen, Kostenrechnung, Soll-Ist-Vergleichen (etc.) und von der Lohnabrechnung zum hochprofessionellen Personalmanagement (inkl. Arbeitszeitmodellen, Urlaubsverwaltung, Lohnoptimierung (etc.). Fundierte Grundlagen, zeitgerecht und passend für Ihr Unternehmen, können die Qualität Ihrer Entscheidungen signifikant verbessern und damit Ihren Unternehmenserfolg sichern. Vor allem die zeitnahen Ergebnisse ermöglichen eine zielgerichtete und krisenerkennende bzw. abwendende Steuerung.
Das RZL-Klientenportal
Das Klientenportal (webbasierend) ist eine moderne Kommunikationsplattform für den effizienten und sicheren (DSGVO-KONFORM!) Austausch digitaler Daten, Dokumente, Belege, Nachrichten und Informationen zwischen Steuerberater und Klient. Das Klientenportal gibt es auch als mobile Version.
- Übermittlung von gescannten Belegen zur Verarbeitung in der Buchhaltung. Der RZL Scan-Manager unterstützt Sie hierbei.
- Mit der mobilen Version des Portals können Sie bequem Ihre Belege mit dem Handy abfotografieren und direkt ins Portal hochladen. Dort stehen uns diese dann zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
- Nach Verarbeitung durch uns haben Sie die Belege in digitaler Form immer griffbereit (auch fürs Smartphone/Tablet optimiert).
- Übermittlung von Dokumenten
- Übermittlung von Nachrichten an uns
- Einsichtnahme in Auswertungen der Buchhaltung, wie Journal und Saldenliste (auch in der mobilen Version)
- Buchhaltungsvorerfassung für Kassa und Bank (FIBU-Vorerfassung)
- direkte Anmeldung von Dienstnehmern bei der GKK und in der mobilen Version über das Handy
- Vorerfassung lohnverrechnungsbezogener Daten (Überstunden, Urlaube, Krankenstände, Stundenvorerfassung)
- Schnittstelle zu ROTA, dem Zeiterfassungssystem, zur Dienstzeitplanung in der Gastronomie und Hotellerie
Digitaler Belegkreislauf in Kanzleien mit Software von RZL
Ein Überblick über die Möglichkeiten der Digitalisierung/Automatisierung getrennt nach Gewinnermittlung:
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
- Einspielen der Bankdaten -> elektronische Bankauszugsverbuchung
- elektronisches Kassabuch (FIBU Vorerfassung), Vermeidung der Doppelgleisigkeit!
- Lohn-/Gehaltszahlungsdatei sowie Lohn-/Gehaltsabgabenzahlungen mittels Datei
- maßgeschneiderte Reports und Kostenstellenverbuchung
- Verwendung von Schnittstellen zu Fakturierungsprogrammen
- Verwendung von Schnittstellen zu Kassensystemen zur Verbuchung der Erlöse und auch Ausgaben (je nach Produkt: integriertes Kassabuch)
- Schnittstelle Lieferanten (HOGAST ...)
Bilanzierer:
- Bankdaten, elektronische Bankauszugsverbuchung
- elektronisches Kassabuch (FIBU Vorerfassung), Vermeidung der Doppelgleisigkeit!
- Lohn-/Gehaltszahlungsdatei sowie Lohn-/Gehaltsabgabenzahlungen mittels Datei
- maßgeschneiderte Reports und Kostenstellenverbuchung
- Belegdatenerkennung mittels gescannter Belege (RZL Scan-Manager) – der Buchung wird der Beleg angefügt (auch möglich für RZL FIBU Firmenversionen).
- Zeit- und Kostenersparnis für Klienten! Belege müssen nicht mehr geliefert werden; Buchhaltungsarbeit im Betrieb optimieren
- Offene-Posten-Verwaltung und Mahnwesen bis hin zur täglichen Verbuchung!
- Ausgabe Zahlungsdatei für Lieferantenzahlungen (min. wöchentliche Verbuchung)
- Verwendung von Schnittstellen zu Fakturierungsprogrammen
- Verwendung von Schnittstellen zu Kassensystemen zur Verbuchung der Erlöse und auch Ausgaben (je nach Produkt: integriertes Kassabuch)
- automatische Verbuchung von Inventuren -> Schnittstellen mit Warenwirtschaftssystemen
- Schnittstelle Lieferanten (HOGAST...)
Ihr Nutzen
- Pendelordner und Papierchaos ade! Die Buchhaltung muss nicht mehr im Auto zum Steuerberater und wieder wegchauffiert werden – digitale (bspw. gescannte) Belege werden sicher über unser Klientenportal übermittelt!
- schnelleres und leichteres Auffinden der Belege
- mehr Datensicherheit – sichere Archivierung
- Reduktion von Fehlerquellen und mehrfaches Erfassen von Daten ist hinfällig.
- Bessere interne Kontrolle, da wir Ihnen passgenaue Arbeitsabläufe (Workflows) vorschlagen und bei Ihnen vor Ort an Rechnungswesensprozessen mitarbeiten.
- Beschleunigung von Kommunikation und Datenübergabe zwischen Ihnen, unserer Kanzlei und der Finanzverwaltung.
- Sie haben Zugriff auf alle Ihre hinterlegten Daten.
- bessere, effizientere und transparente Beratung durch uns
- Zeitverzögerte Ergebnisse gehören der Vergangenheit an, somit werden etwaige Krisen frühzeitig erkannt und es können die richtigen/notwendigen Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt getroffen werden.
Es gibt keine fixe Vorlage für die optimale Buchhaltung. Jedes Unternehmen ist anders und die Abläufe sind individuell. Darüber hinaus macht es auch einen Unterschied, ob man die Gewinnermittlung mittels Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder mittels Betriebsvermögensvergleich ermittelt. Daher beraten wir Sie individuell, begleiten und unterstützen Sie auf diesem Weg - mit dem gemeinsamen Ziel - für Sie die optimale Buchhaltung zu schaffen.
Ihre Steuerberater der WTSB stehen Ihnen für Fragen und eine weiterführende Beratung wie gewohnt zur Seite!
Digitale Buchhaltung – wird sie der Finanzverwaltung gerecht?
An eine digitale Buchhaltung werden genau die gleichen Anforderungen wie an eine physische Buchhaltung gestellt. Die Aufbewahrung der Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen kann auch auf Datenträgern erfolgen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftsgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.
Es muss somit sichergestellt sein, dass für den Abgabepflichtigen keine Möglichkeit besteht, die digitalisierten Daten weder beim Ablegen noch bei der Wiedergabe verändern zu können.
Der Prozess des Scanvorgangs muss in einer Organisationsanweisung einmalig festgelegt werden. Sind die Belege gescannt, darf nur noch mit diesen weitergearbeitet werden. Die elektronischen Belege sind geordnet und chronologisch in Ihrem System abzulegen. Eine entsprechende Software (sog. revisionssicheres Archiv) bzw. ein Dokumentenmanagementsystem oder gewisse Speichermedien (z. B.: WORM-Platten – write once read many) helfen Ihnen dabei. Die Unveränderbarkeit des Beleges ab dem Scanvorgang ist nachzuweisen. Darüber hinaus gilt wie auch bei anderen elektronischen Daten, dass diese in regelmäßigen Abständen gesichert werden müssen. Die Papierbelege können danach vernichtet werden.
Eine Verbuchung Ihrer elektronischen Belege durch unsere Software RZL erledigt die Archivierungsfunktion für Sie.
Wir beraten Sie gerne, um Ihre Buchhaltung in Ihrem Betrieb zu optimieren!
Ihr Team der WTSB Steuerberatungs GmbH
